Integracja systemów w firmie

Po czym poznasz, że to Twój przypadek

• Te same dane wpisujecie ręcznie w dwóch albo trzech miejscach.
• Raport na koniec miesiąca powstaje przez sklejanie eksportów w Excelu.
• Wersja prawdy zależy od tego, kogo zapytasz, bo każdy patrzy w inny system.
• Zmiana w jednym systemie nie dociera do reszty, więc ktoś obsługuje klienta na nieaktualnych danych.

Co dokładnie budujemy

• Mapa przepływu. Zaczynamy od ustalenia, który system jest źródłem prawdy dla którego typu danych. Bez tego integracja tylko rozsiewa bałagan szybciej.
• Połączenia. Budujemy przepływy w Make albo n8n: zamówienie ze sklepu tworzy klienta w CRM, opłacone zamówienie uruchamia fakturę, zmiana statusu wysyła powiadomienie.
• Obsługa błędów. Każdy przepływ ma ścieżkę na wypadek, gdy API nie odpowiada: ponowienie, kolejka, powiadomienie. To ta część, którą pomija się najczęściej i przez którą integracje cicho przestają działać.
• Widok na całość. Log wszystkich operacji i alert, gdy coś się zatnie, żebyś dowiedział się o awarii od systemu, a nie od klienta.

Efekt u klienta

Szkoła językowa: przed wdrożeniem ręczna obsługa zapisów, follow-upów po lekcji próbnej i przypomnień o płatnościach. Po wdrożeniu formularz trafia do CRM i uruchamia automatyczne sekwencje.

Wynik: 26 godzin miesięcznie mniej pracy i wyższy odsetek odnowionych kursów, bo żaden follow-up już nie ginie.

Z czym to spinamy

Sklepy (WooCommerce, Shopify, BaseLinker, Allegro), CRM (HubSpot, Pipedrive), fakturowanie i księgowość (Symfonia, Insert, inFakt), poczta i kalendarze, arkusze i bazy (Google Sheets, Airtable, Notion), komunikatory. Systemy branżowe podłączamy przez ich API, a gdy go nie ma, przez wymianę plików.

Najczęstsze pytania

Czy integracja przetrwa aktualizację systemu? Budujemy na oficjalnych API i standardowych narzędziach, więc zmiany po stronie dostawcy zwykle nic nie psują. Gdy dostawca zmieni API w sposób łamiący zgodność, poprawka wchodzi w ramach opieki, bez osobnej wyceny.

Czy potrzebuję działu IT? Nie. Przepływy w Make i n8n mają interfejs wizualny, więc widać w nich, co się dzieje. Zostawiamy dokumentację i szkolimy zespół, żeby drobne zmiany dało się zrobić bez nas.

Co, jeśli mój system nie ma API? Zostaje wymiana plików, czyli eksport i import po harmonogramie, albo integracja przez bazę danych. To mniej eleganckie, ale nadal zdejmuje ręczne przepisywanie. Sprawdzamy to na audycie.

Ile to kosztuje? Audyt AI kosztuje 2 100 zł netto i odliczamy go od wdrożenia. Pojedyncza integracja mieści się zwykle w pakiecie Start od 2 700 zł netto, a spięcie kilku systemów z obsługą wyjątków w pakiecie Biznes od 7 600 zł netto.