Automatyzacja obsługi klienta

Po czym poznasz, że to Twój przypadek

• Ktoś w firmie spędza codziennie ponad godzinę na odpisywaniu na maile o statusie zamówienia, dostępności lub terminie.
• Te same pytania wracają w kółko, a odpowiedzi i tak trzeba składać ręcznie z kilku systemów.
• Zgłoszenia giną albo czekają, bo wpadają na skrzynkę ogólną, której nikt nie pilnuje.
• Nie wiesz, ile zgłoszeń wpłynęło w zeszłym miesiącu ani ile trwała średnia odpowiedź.

Co dokładnie budujemy

Nie stawiamy chatbota na stronie i nie udajemy, że problem zniknął. Budujemy przepływ, który obsługuje zgłoszenie od momentu, w którym wpada, do momentu, w którym jest zamknięte:

• Klasyfikacja. Model językowy czyta wiadomość i przypisuje ją do kategorii: pytanie o zamówienie, reklamacja, zapytanie ofertowe, spam. Do tego priorytet i język.
• Pobranie danych. Automatyzacja sama sięga po numer zamówienia do sklepu, dane klienta do CRM, status płatności do systemu fakturowego.
• Odpowiedź. Powtarzalne sprawy dostają gotową odpowiedź od razu. Trudniejsze trafiają do człowieka z przygotowanym szkicem i kompletem danych, więc obsługa zajmuje minuty zamiast kwadransa.
• Zapis i raport. Każde zgłoszenie ląduje w CRM albo w arkuszu z kategorią i czasem obsługi. Raz w tygodniu dostajesz podsumowanie.

Granicę między "AI odpowiada samo" a "AI tylko przygotowuje" ustalasz Ty. Zwykle zaczynamy od trybu z akceptacją człowieka i zdejmujemy ją dopiero wtedy, gdy widać na liczbach, że jakość odpowiedzi jest stabilna.

Efekt u klienta

Sklep internetowy z branży modowej: przed wdrożeniem około 3 godzin dziennie na ręczne odpisywanie na maile i pisanie opisów produktów. Po wdrożeniu AI klasyfikuje i odpowiada na powtarzalne pytania, opisy generują się z feedu XML.

Wynik: 58 godzin miesięcznie mniej pracy ręcznej. Przy stawce 60 zł za godzinę to około 3 500 zł miesięcznie, czyli wdrożenie zwróciło się w pierwszym miesiącu.

Z czym to spinamy

Gmail, Outlook i skrzynki IMAP, systemy zgłoszeń, CRM (HubSpot, Pipedrive i inne z API), sklepy (WooCommerce, Shopify, BaseLinker, Allegro), arkusze i bazy (Google Sheets, Airtable, Notion). Jeśli system ma API, prawie zawsze da się go podłączyć.

Najczęstsze pytania

Czy klient pozna, że odpowiada mu automat? Odpowiedzi piszemy Twoim tonem i na Twoich szablonach, a przy trudniejszych sprawach automat tylko przygotowuje szkic dla człowieka. Zalecamy uczciwe oznaczenie, że pierwsza odpowiedź jest automatyczna, bo to buduje zaufanie, a nie je psuje.

Co się stanie, gdy AI czegoś nie zrozumie? Zgłoszenie trafia do człowieka z adnotacją, że wymaga decyzji. Nigdy nie wysyłamy odpowiedzi, gdy pewność klasyfikacji jest niska. To ustawienie widzisz i możesz je zmienić.

Ile trwa uruchomienie? Prosty przepływ na jednej skrzynce uruchamiamy w 2-3 tygodnie. Wersja z integracją CRM i sklepu zwykle 4-8 tygodni, razem z okresem obserwacji, w którym patrzymy na jakość odpowiedzi.

Ile to kosztuje? Audyt AI kosztuje 2 100 zł netto i odliczamy go od wdrożenia. Samo wdrożenie zaczyna się od 2 700 zł netto za pakiet Start i od 7 600 zł netto za pakiet Biznes z integracjami i warstwą AI.