Automatyzacja faktur i dokumentów

Po czym poznasz, że to Twój przypadek

• Ktoś przepisuje dane z PDF-ów i skanów do systemu księgowego albo do arkusza.
• Koniec miesiąca to gonienie klientów lub pracowników o brakujące dokumenty.
• Zdarzają się literówki w kwotach i numerach, które wychodzą dopiero przy rozliczeniu.
• Dokumenty leżą w mailach, na dysku i w komunikatorze, więc szukanie jednego trwa kwadrans.

Co dokładnie budujemy

• Zbieranie. Faktury wpadają z maila, dysku, skanera albo formularza do jednego miejsca i od razu dostają nazwę wg ustalonego wzoru.
• Odczyt. Model odczytuje sprzedawcę, numer, daty, kwoty netto i brutto, stawki VAT oraz pozycje. Przy niskiej pewności odczytu dokument idzie do ręcznej weryfikacji, nie do systemu.
• Wprowadzenie. Dane lądują w systemie księgowym albo w arkuszu, z podpiętym plikiem źródłowym.
• Pilnowanie. Automatyczne przypomnienia o brakujących dokumentach i zbliżających się terminach płatności, wysyłane bez Twojego udziału.

Odczyt zawsze zostawiamy z progiem pewności i ścieżką wyjątku. Automatyzacja księgowa, która po cichu wpisuje błędną kwotę, jest gorsza niż jej brak.

Efekt u klienta

Biuro rachunkowe: przed wdrożeniem ręczne przepisywanie około 400 faktur miesięcznie plus gonienie klientów o dokumenty. Po wdrożeniu AI odczytuje faktury, uzupełnia system, a przypomnienia wychodzą automatycznie.

Wynik: 42 godziny miesięcznie mniej pracy ręcznej i koniec miesiąca, który przestał być wąskim gardłem.

Z czym to spinamy

Systemy księgowe i fakturowe (Symfonia, Insert, inFakt, wFirma, Fakturownia), dyski (Google Drive, OneDrive, Dropbox), skrzynki pocztowe, arkusze i bazy. Przy systemach bez API pracujemy na eksporcie i imporcie plików, co też da się zautomatyzować.

Najczęstsze pytania

Czy odczyt faktur jest wiarygodny? Na typowych fakturach dokładność jest bardzo wysoka, ale nie zakładamy jej w ciemno. Każdy dokument dostaje wskaźnik pewności odczytu, a te poniżej progu trafiają do ręcznej weryfikacji. Przez pierwsze tygodnie sprawdzamy próbki i dostrajamy próg.

Czy to zastąpi księgową? Nie i nie taki jest cel. Zastępuje przepisywanie, czyli najmniej wartościową część pracy. Księgowa dostaje gotowe dane do sprawdzenia i decyzji, zamiast wklepywać je z PDF-a.

Gdzie trafiają nasze dokumenty? Do systemów, które sam wskażesz. Jeśli zależy Ci na tym, żeby dane nie wychodziły poza Twoją infrastrukturę, stawiamy n8n na Twoim serwerze i tam przetwarzamy dokumenty. Ustalamy to na audycie, przed wdrożeniem.

Ile to kosztuje? Audyt AI kosztuje 2 100 zł netto i odliczamy go od wdrożenia. Wdrożenie zaczyna się od 2 700 zł netto, a pakiet z integracją systemu księgowego i obsługą wyjątków od 7 600 zł netto.